Elektronische Studierendenakte

Die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung hin zu rein elektronischer Aktenführung macht es notwendig, neue Konzepte für die Archivierung der Studierendenakten zu entwickeln. In einer gemeinsamen Taskforce unter Beteiligung von Universitätsarchives, Dezernat 3 Studium und ITAP wurde ein XML-basiertes Format entworfen, mit dem Studierendendaten aus den Verwaltungsanwendungen in das digitale Archivsystem des Universitätsarchivs übergeben werden können, welches alle Daten der elektronischen Akten enthält, die für das Universitätsarchiv relevant sind.

Parallel dazu wurden Datenformate entwickelt, über die sich die vom Landeshochschulgesetz geforderte Erstellung von bestimmten (Ersatz-)Dokumenten für ehemalige Studierende für bis zu 50 Jahre nach der Exmatrikulation realisieren lässt. Hierbei wurde besonderen Wert auf Datensparsamkeit gelegt, so dass alle Daten, die nicht unmittelbar für die Erstellung dieser Dokumente benötigt werden, gelöscht werden können. Für die Aufbewahrung dieser Daten ist das Dokumentenmanagementsystem vorgesehen, in dem eine allgemeine elektronische Studierendenakte eingerichtet werden soll. 

Beides soll das bisher vom Dezernat 3 als Archivsystem genutzte HIS-SOSPOS (das Vorgängersystem des aktuellen Campusmanagementsystems C@MPUS) ersetzen, so dass dieses zeitnah endgültig abgeschaltet werden kann.