Archivierung von Studierendendaten

Die Taskforce Aufbewahrung und Archivierung beschäftigt sich seit Mitte 2022 mit Fragestellungen, die sich aus der Pflicht zum Löschen von Studierendendaten nach der Exmatrikulation ergeben, unter gleichzeitiger Berücksichtigung der Anforderung, dass bestimmte Dokumente bis zu 40 Jahre nach Exmatrikulation nachträglich bzw. in Zweitfertigung ausgestellt werden müssen, sowie der Pflicht, Daten von Verwaltungsvorgängen an das zuständige Archiv zu übergeben (vgl. LHG und LArchG).

Für die vom Produktivbetrieb getrennte Aufbewahrung der Daten für die nachträgliche Dokumentenerstellung wurden die betroffenen Dokumententypen (z.B. Exmatrikulations- und Rentenbescheinigung, Leistungsübersichten und Zeugnisse) und die jeweils dafür nötigen Daten festgelegt. Die Daten sollen als XML-Dateien im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.

Eine Struktur für die Aufbewahrungsstudierendenakten wurde entworfen und im Dokumentenmanagementsystem eingerichtet. Das Erstellen der Aufbewahrungs-XML-Dateien und das Laden dieser Dateien in die jeweils angelegte Studierendenakte im DMS wurde für die Daten der HIS-Altsysteme bereits abgeschlossen.

Für die Archivierung wurde in Zusammenarbeit mit dem Universitätsarchiv ein XML-Format für eine Studierenden-Archivakte festgelegt und abgesprochen, welche konkreten Daten aus dem Produktivbestand an das Archiv übergeben werden müssen.