Digitaler Beschäftigungsprozess für Hilfskräfte und Lehrbeauftragte

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wird mittelfristig auch Personalprozesse umfassen. Als erster Schritt zur Digitalisierung von Beschäftigtenprozessen wird ein digitaler Prozess zur Einstellung und Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften und Lehrbeauftragten umgesetzt.

Dazu soll ein digitaler Freigabeworkflow zur Einstellung und Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften und Lehrbeauftragten eingeführt werden. Die dazu notwendigen Dokumente werden in dem bereits an der Universität eingeführten Dokumentenmanagementsystem d.velop abgelegt. Dieses Projekt erleichtert nicht nur die Einstellung von Hilfskräften und Lehrbeauftragten, für welche im Gegensatz zu regulären Beschäftigten deutlich häufiger Vertragsänderungen bzw. -verlängerungen vorgenommen werden müssen, sondern schafft gleichzeitig die Voraussetzungen für die digitale Personalakte im Dokumentenmanagementsystem.

Das Projekt war im Jahr 2023 noch ganz am Anfang, zunächst wurde dazu im Rahmen des Digitalisierungsprogramms ein Projektsteckbrief erarbeitet. Anfang des Jahres 2024 erfolgt die Vorstellung im Digitalrat der Universität. Im Anschluss daran startet das Projekt mit der Planungsphase. Die Einführung der digitalen Beschäftigtenprozesse zur Einstellung und Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften und Lehrbeauftragten ist für Mitte 2025 geplant.