ERP-Modernisierung

Das Gesamtprojekt „ERP-Modernisierung“ ist in drei Stufen gegliedert. Schwerpunkte der Stufe 1 sind die Umstellung des Kontierungsmodells sowie der Wechsel auf die neueste Softwaregeneration von SAP mit dem Namen SAP S/4HANA. Kerninhalt der Stufe 2 ist die Digitalisierung der Einkaufsprozesse, während Stufe 3 einen großangelegten Roll-Out der neuen Prozesse auf die gesamte Universität vorsieht. Jede Stufe beginnt mit einer Initiierungsphase, der die Design- und Implementierungsphase folgen. Dank dieser Gliederung in Stufen und Phasen kann das Projekt professionell gesteuert werden.

Für die Stufe 1 „ERP Kern“ wurde die Initiierungsphase bereits Mitte 2022 abgeschlossen. Die Designphase folgte und kam mit der Fertigstellung der Fachkonzepte Ende 2022 zum Abschluss. Das Projekt startete dann mit der Implementierung der Fachkonzepte ins Jahr 2023. In der Implementierungsphase setzte der Implementierungspartner Scheer in enger Abstimmung mit dem Projektteam der Universität die in den Feinkonzepten festgelegten Anforderungen technisch um. Im Rahmen des sog. „Bluefield“-Migrationsansatzes wurden Prozesse und Konfigurationen aus dem Altsystem übernommen und an definierten Stellen Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen.

In der Geschäftslogik des Systems war die Umstellung des Kontierungsmodells die größte Änderung in dieser Stufe 1. In der Budgetverwaltung treten das „PSP-Element“ (Projektstrukturplanelement) und die Kostenstelle in den Vordergrund. Damit wird eine ganzheitliche kaufmännische Buchführung erreicht, und es werden insbesondere die gewachsenen Anforderungen im Steuerrecht erfüllt. Die kameralen Berichtspflichten werden weiterhin erfüllt.

Auf der politischen Ebene war das Jahr 2023 von personellen Wechseln geprägt. Beim Kanzler, dem Hauptauftraggeber des Projekts, kündigte sich im Frühjahr ein Weggang an. Auch der kommissarische Vertreter blieb nicht lange auf dieser Position, und im Frühsommer entschied sich schließlich auch die fachliche Projektleitung dazu, die Universität zu verlassen. Das Projekt schien im ersten Halbjahr 2023 also unter keinem guten Stern zu stehen. Eine den Veränderungen angepasste Projektplanung, die Hinzuziehung externer Projektexpertise und eine entschlossene Fokussierung auf das Ziel „Go-live zum Jahreswechsel 23/24“ brachten das Projekt dann aber wieder in ruhigeres Fahrwasser zurück.

Die Stufe 2 und damit die Digitalisierung der Einkaufsprozesse in SAP S/4HANA wurde vorerst zurückgestellt, um sich ganz auf die Migration des ERP-Kerns und die Umstellung des Kontierungsmodells zum Jahreswechsel konzentrieren zu können. Damit wurde auch die Chance ergriffen, auf die teilweise aus der Breite der Uni geäußerte Kritik am Einkaufskonzept zu reagieren und dem Design mehr Raum zu geben.

Im ersten Halbjahr 2023 wurde schließlich mit dem Outsourcing des SAP-Betriebs ein erster Meilenstein erfolgreich erreicht. Während das SAP-System bisher vom TIK auf Infrastruktur der Universität betrieben wurde, sollte das neue S/4HANA-System extern betrieben werden. Im April 2023 erhielt die Firma Nagarro den Auftrag für den externen Betrieb. Sie hatte sich am Ende eines seit Herbst 2022 laufenden Vergabeverfahrens mit dem wirtschaftlichsten Angebot gegen ihre Mitbewerber durchgesetzt.

In der zweiten Jahreshälfte, mit richtig Dampf ab Ende der Sommerpause, richtete sich die volle Konzentration auf den Go-live zum Jahreswechsel. Das Projektteam der Uni testete die erfolgte Implementierung des neuen SAP-Systems in drei Testphasen intensiv. Zusammen mit der Firma Scheer wurde ein Cut-Over-Plan erstellt, in dem die Arbeitsschritte zum Jahreswechsel aufeinander abgestimmt in eine Abfolge gebracht wurden.

Mitte Dezember wurde das bisherige SAP-System „eingefroren“, ab Ende Dezember wurde für die gesamte Universität die Rechnungsbearbeitung bis zum Go-live pausiert. Der Cut-Over-Plan wurde Schritt für Schritt abgearbeitet, und am 31. Januar 2024 konnte nach erfolgreicher Datenmigration die erste Buchung von der Finanzbuchhaltung ausgeführt werden.

Am 2. Februar 2024 wurde die Eingangsrechnungsbearbeitung im digitalen Rechnungsworkflow wiederaufgenommen, und unzählige Personen in der gesamten Universität arbeiteten die seit Ende 2023 aufgelaufenen Rechnungen ab. 

Den für alle "erlebbaren" Go-live stellt das in SAP Fiori zum 1. März 2024 in Betrieb genommene Berichtswesen dar. Hier hat die Uni den Wechsel von einem getrennten Business Warehouse mit zeitlichem Versatz in der Berichterstattung hin zu einem standardisierten Berichtwesen in "Echtzeit" vorgenommen.