Digitales Reisemanagement

Das Projekt hat zum Ziel, die Verwaltung des Reiseprozesses zu digitalisieren und es zu ermöglichen, Reiseanträge in einem elektronischen Workflow zu genehmigen und Reiseabrechnungen medienbruchfrei abzuwickeln. Die Einführung des digitalen Reisemanagements an der Universität Stuttgart wurde auf Basis des landesweites Vorprojekts bwReise im Juni 2022 gestartet. Aufgrund einer Vorgabe des Landes wird das digitale Reisemanagement auf Basis der vorhandenen Personalverwaltungssoftware der HIS eG umgesetzt. 

Zu Beginn des Jahres 2023 fand eine Testphase mit Teilnehmer*innen aus vielen Bereichen statt, in welcher das System geprüft und überarbeitet wurde. Seit dem Rollout Mitte 2023 ist der digitale Dienstreiseantrag somit für die ganze Universität produktiv.

Ende des Jahres 2023 startete folglich die zweite Projektphase zur Umsetzung der digitalen Reiseabrechnung. Der Abgleich zwischen den Soll-Anforderungen aus dem Vorprojekt und den internen Prozessen wurde erarbeitet. Diese Resultate werden derzeit im Testsystem umgesetzt. 

Im Jahr 2024 ist nach der Umsetzung der Soll-Anforderungen eine Testphase mit Teilnehmer*innen aus vielen Bereichen geplant, in welcher das System geprüft und überarbeitet wird. Die Abstimmung mit dem Personalrat und dem Datenschutz wird während der gesamten Projektlaufzeit weitergeführt. Die Einführung der Reiseabrechnung ist Mitte 2024 geplant.