Campus-Management-System erleichtert das Arbeiten
Werfen wir einen Blick zurück: Berge von Papier stapeln sich im Studiensekretariat: Es ist Bewerbungszeitraum und die Bewerbungen auf einen Studienplatz erfolgt auf Papier. Es dauert Wochen, diese Berge zu bearbeiten und Zulassungen zu verschicken, die Fakultäten und Studiengange müssen Personal „ausleihen“, das bei der Bearbeitung hilft. Wer auf der Suche nach einem Hörsaal ist, der eine bestimmte Größe hat und auch dann frei ist, wenn man ihn braucht, hängt sich am besten ans Telefon.
All das gehört seit Einführung des Campus-Management-Systems C@MPUS der Vergangenheit an. Vor 10 Jahren, am 1. Dezember 2014, ging das Studierendenmanagement als erstes C@MPUS-Modul live. Studierenden war es nun möglich, Studienbescheinigungen selbst herunterzuladen oder den Gebührenstatus für die Rückmeldung einzusehen. Auch die Bewerbung für einen Studienplatz war ab Dezember 2014 online möglich - und damit gehörten nach und nach die Papierberge zur Bewerbungszeit der Vergangenheit an.
Von der Prozessaufnahme zum System
Diesem Startschuss waren mühevolle Vorbereitungsschritte vorausgegangen: Zunächst mussten Prozesse erhoben und Anforderungen definiert werden. Die Einführung eines neuen Campus-Management-Systems, welches die bisher eingesetzten, technologisch veralteten HIS-Systeme ersetzen sollte, war notwendig geworden, weil der Hersteller die Einstellung des Supports angekündigt hatte. Auf Basis der Anforderungserhebung fiel schließlich die Entscheidung für das Campus-Management-System CAMPUSonline, einem von der TU Graz entwickelten System. Die Universität Stuttgart war damals nach der Technischen Universität München erst die zweite große Universität in Deutschland, die sich für dieses System entschieden hatte. Heute ist das System weit verbreitet und z. B. auch an der Universität Heidelberg und der RWTH Aachen im Einsatz.
Seitdem hat sich viel getan: Nach und nach wurden die Funktionen ausgeweitet und neue Module hinzugenommen: Das Lehrveranstaltungsmanagement und die Raumverwaltung ermöglichte es ab Wintersemester 2015/2016 den Stundenplanbeauftragten, das Semester über C@MPUS zu planen und den Studierenden, ihre Kurse über C@MPUS zu wählen. Ab Start der Prüfungsanmeldungen im November 2017 konnten Prüfungen und Noten im System verwaltet werden. Anfang 2018 wurde schließlich das eigentliche Einführungsprojekt beendet, auch dank einer engen Zusammenarbeit von ITAP und Dezernat 3 mit tatkräftiger Unterstützung durch die CIO.
Kontinuierliche Weiterentwicklung sichert den Erfolg
C@MPUS wird – wie jedes große System – auch über das Projektende hinaus ständig technisch weiterentwickelt und um neue Funktionen angereichert. So gab es ab 2020 kontinuierlich Verbesserungen an der Optik und der Usability, zunächst für die Studierenden, dann für die Beschäftigten. Technische Schnittstellen bestehen inzwischen zu ILIAS und zum Web-Content-Management-System. 2025 soll eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem in Betrieb genommen werden. Zudem werden die Promovierenden mittlerweile auch in C@MPUS verwaltet.
Auf der digitalen Landkarte unserer Universität ist C@MPUS inzwischen das System mit den meisten Nutzer*innen, der intensivsten Nutzung (in Spitzenzeiten bis zu 14.000 Logins pro Tag) und einer sehr hohen Verfügbarkeit (ca. 99% in 2024). Umso erfreulicher ist auch das Ergebnis der jüngsten Studierendenbefragung, welches uns zeigt, dass ein hoher Prozentsatz der Studierenden (> 70%) mit dem System gut zurechtkommt und insgesamt zufrieden ist.