Einleitung
Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Universität entwickeln Ideen oder formulieren Anforderungen, um ihren Arbeitsbereich digital zu unterstützen. Gleichzeitig sind die finanziellen und personellen Ressourcen beschränkt, was eine Bewertung und Priorisierung notwendig macht. Um eine Vergleichbarkeit zu gewährleisten ist es notwendig, bestimmte Informationen, wie den Nutzen einer Umsetzung der Idee, Kosten und Finanzierungsmöglichkeiten, möglicher Zeithorizont und mögliche Risiken, so standardisiert wie möglich zu erfassen. Dafür und ebenso für die Projektdurchführung Vorlagen und Prozesse zu entwickeln, ist eine aktuelle Aufgabe, welche von IZUS/TIK, dem Prorektorat Informationstechnologie und den Digitalisierungsreferent*innen von Kanzlerin und CIO gemeinsam angegangen wird.
Der Projektlebenszyklus: Phasen und Gateways
Für die Generierung von standardisiert aufbereiteten Informationen als Basis der Entscheidungsfindung ist die Einigung auf einen einheitlichen Prozess, den Projektlebenszyklus, notwendig. Der Projektlebenszyklus trägt zur systematischen Ausarbeitung von Projektideen bei und unterstützt somit nicht nur die Entscheidung über Digitalisierungsprojekte, sondern auch die Durchführung von positiv beschiedenen Projekten. In unserem Projektlebenszyklus unterscheiden wir die folgenden Phasen:
- In der Ideenphase wird aus einer ersten Idee eine Ideenskizze, in welcher sich das zukünftige Projekt abzeichnet. Dieses Dokument enthält bereits die wichtigsten Informationen über das Vorhaben, wie z.B. Aufwand und Nutzen, aber nur sehr grob geschätzt.
- Nun wird in der Initiierungsphase das Vorhaben weiter konkretisiert, die Schätzungen für Aufwand/Kosten vs. Nutzen werden konkreter, ebenso der Zeitplan mit Meilensteinen des zukünftigen Projekts. Ebenso werden Projektannahmen und -risiken sowie mögliche Gegenmaßnahmen erarbeitet. Diese Informationen werden im Projektsteckbrief zusammengefasst.
- Nach einer erfolgreichen Initiierungsphase beginnt die Planungsphase, in der das Projekt so gut wie möglich "durchgeplant" wird. Hier entsteht das Projekthandbuch, welches alle relevanten Informationen zur Umsetzung enthält.
- Ist die Planungsphase erfolgreich, kann die Umsetzungsphase beginnen.
- Nach der Umsetzung folgt die Abschlussphase des Projekts mit dem Schwerpunkt auf der Überführung in den Betrieb, "lessons learned" und Dokumentation.
Methodisch sind sowohl klassisches Projektmanagement als auch agile Verfahren einsetzbar. Die Abfolge der einzelnen Phasen verändert sich möglicherweise bei der Verwendung agiler Verfahren, ebenso die Art, in der die Projektplanung durchgeführt wird.
Zwischen den Phasen gibt es die sog. Gateways. Gateways sind kritische Meilensteine oder Punkte in einem Projekt, an denen wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, bevor das Projekt in die nächste Phase übergeht. Sie dienen dazu, sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, Risiken minimiert werden und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Gateways können verschiedene Formen annehmen, je nach Art des Projekts und den spezifischen Anforderungen. Im Allgemeinen beinhalten sie jedoch typischerweise:
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Entscheidungspunkte: Gateways markieren den Zeitpunkt, an dem Schlüsselentscheidungen getroffen werden müssen, z.B. ob die Arbeit am Thema fortgesetzt, modifiziert oder sogar abgebrochen werden soll.
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Risikobewertung: Gateways erfordern oft eine gründliche Bewertung der Risiken, die mit dem Fortschreiten des Projekts verbunden sind. Dies ermöglicht es, Risiken frühzeitig zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
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Ressourcenbewertung: Es wird überprüft, ob die verfügbaren Ressourcen ausreichen, um die nächsten Phasen des Projekts erfolgreich zu bewältigen, oder ob zusätzliche Ressourcen benötigt werden.
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Genehmigung: Gateways erfordern oft die formelle Genehmigung von Stakeholdern oder Entscheidungsträgern, bevor die Bearbeitung des Themas bzw. des Projekts in die nächste Phase übergehen kann.
Zusammengefasst dienen Gateways als Kontrollpunkte, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt, Hindernisse rechtzeitig erkannt und behoben werden und alle Beteiligten mit den Entscheidungen und dem Fortschritt des Projekts zufrieden sind.
Wer fällt Entscheidungen?
Abhängig von der Phase, in der sich ein Digitalisierungsvorhaben befindet, und abhängig von der Tragweite der Entscheidung gibt es in der Regel verschiedene Instanzen und Gremien, die Entscheidungen fällen. Bei einem laufenden Digitalisierungsprojekt wird dies ein Lenkungskreis sein, in dem alle wichtigen Stakeholder und Projektbeteiligte vertreten sind. Insbesondere am Anfang des Lebenszyklus spielt der Digitalrat eine wichtige Rolle, denn er priorisiert die anstehenden universitätsweit Digitalisierungsthemen und spricht gegenüber dem Rektorat Empfehlungen aus. Unter https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de/organisation/hochschulorgane/digitalrat/ finden Sie weitere Informationen zu den Mitgliedern und Sitzungen des Digitalrats.
Dokumente und Vorlagen
Für die einzelnen Phasen wurde eine Reihe von Vorlagen und Templates erstellt. Zum einen sind "Ideenskizze" und "Projektsteckbrief" als Confluence-Vorlagen für alle Nutzenden verfügbar, zum anderen gibt es für die Dokumente des Projekthandbuchs ebenfalls unterschiedliche Vorlagen (z.B. Kostenplan, Meilensteinplanung, RACI-Matrix.).