Bereits mit Einführung des Digitalen Rechnungsworkflows wurde ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Archivierung der Dokumente benötigt. Die Wahl fiel auf das System d.3 der Firma d.velop. Dieses DMS kann nun sukzessive für weitere Anwendungsbereiche ausgeweitet werden. Dazu wurden im Laufe des Jahres 2022 die ersten Konzepte zu Aktenbildungen im Bereich Studierendenakte und Personalakte angestoßen.
Das DMS bietet Umsetzungsmöglichkeiten in Verwaltung und Archivierung von Dokumenten bis hin zu automatisierten Workflowabbildungen. Somit wird das DMS zum zentralen Aktenarchiv und unterstützt zukünftig das ortsunabhängige Arbeiten. Der Ausbau erfolgt im Rahmen des Digitalisierungsprogramms der Universität.
Das System d.3 der Firma d.velop ist in die IT-Landschaft der Universität Stuttgart eingebunden. Somit können sich die Mitarbeiter*innen zukünftig mit dem universitätsweit gültigen Nutzerkonto (AC-Account) im System anmelden. Dazu sind noch für die unterschiedlichen Aktenarten Benutzerkonzepte zu erstellen.
Im Jahr 2023 erfolgt die Umsetzung der Studierendenakte und die Anbindung des Digitalen Reisemanagements. Parallel werden weitere Konzepte zur Aktenbildung im Rahmen des Digitalisierungsprogramms der Universität erarbeitet.
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Britta Hammer
Dipl.-Ing. (FH)Fachanwendungen