Großvorhaben ERP-Projekt

Die Modernisierung des ERP-Systems  („Enterprise Resource Planning System“) ist im Rahmen des Digitalisierungsprogramms eines der größten und komplexesten Organisationsprojekte mit starkem IT-Anteil an der Universität Stuttgart. Derzeit ist die IT-Umsetzung der Finanzverwaltung der Universität durch starke Heterogenität gekennzeichnet. Während in der Zentralen Verwaltung ein SAP ERP 6.0 nebst einem SAP Business Warehouse (dem sog. "Infouser") zum Einsatz kommen, werden dezentral die unterschiedlichsten Lösungen eingesetzt. Diese reichen von Excel-Tabellen über Access bis hin zu eigenentwickelten Softwaresystemen. Alle diese etablierten Prozesse und Systeme bedürfen einer Modernisierung und einer Standardisierung, um die Finanzverwaltung der Universität fit für die Zukunft zu machen. Im Projekt ERP-Modernisierung wird im Verlauf mehrerer Jahre nicht nur die neueste Softwaregeneration von SAP eingeführt (SAP S/4HANA), sondern es werden die Finanzprozesse der Universität optimiert und standardisiert. Mit einem modernen und ganzheitlichen ERP-System wird die Mittelbewirtschaftung der Universität vereinfacht und die Transparenz gesteigert. 

Nachdem Ende 2021 die Firma Scheer als Implementierungsdienstleister an Bord kam, stand das Jahr 2022 ganz im Zeichen der konzeptionellen Arbeit. Ausgehend vom im Jahr 2019 im Vorprojekt erstellten "Zielbild" für das ERP-System der Universität Stuttgart wurden in zahlreichen Workshops Fachkonzepte für die zentralen Funktionen des neuen Systems erarbeitet. Dreh- und Angelpunkt der inhaltlichen Modernisierung ist die Umstellung des Kontierungsmodells, in dem zukünftig nicht mehr der Fonds als zentrales Budgetobjekt stehen wird, sondern das sog. PSP-Element (Projektstrukturplan-Element). Der zweite große Baustein für die zukünftige Finanzverwaltung ist die Etablierung des Einkaufs innerhalb des SAP-Systems. Auch für das Einkaufskonzept wurden in zahlreichen Workshops Anforderungen erhoben.