FIS: Anzeige von Forschungsprojekten nur noch digital

July 11, 2022

Die Digitalisierung in der Forschungsprojekte-Verwaltung schreitet voran. Ab 1. August sind Meldungen von Drittmittel-Projekten an die Zentrale Verwaltung nur noch papierlos möglich. Die komplizierte Drittmittelanzeige mittels ausgedruckter Excel-Bögen per Hauspost endet damit.

Seit Herbst haben Beschäftigte des Dezernats 1 Forschung und Transfer die gesetzlich vorgeschriebene Anzeige neuer Drittmittel-Projekte bei den rund 150 Instituten der Universität sukzessive auf die digitalen Workflows im Forschungsinformationssystem FIS umgestellt. Vorteile nach der Umstellung liegen neben den Druckkosten vor allem in der Zeitersparnis: Die digitalen Formulare können unter anderem einmal eingegebene Daten auch für neue Projektanzeigen hinterlegen. Auch ist eine Qualitätssicherung mit Metadaten gleich in den Prozess integriert. Ab 1. August 2022 nun sind alle Drittmittelanzeigen nur noch digital mit dem FIS möglich, wie der Kanzler in einem Rundschreiben bekannt gab.

Forschungsinformationssystem FIS

Die Berichterstattung, etwa an Ministerien, sowie die Sammlung in eine Forschungsprojekte-Datenbank, sind mit dem papierlosen Workflow abgedeckt. Das FIS ermöglicht es, Daten in den benötigten Kombinationen und Abfragen einfach zu exportieren. Mittelfristig soll das enthaltene Forschungsportal auch für Recherchen und Kooperationen der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen. Gegenwärtig ist das FIS noch aufs Uni-Netz (VPN) beschränkt.

FIS4EXU

Organisatorisch wanderte die Projektverantwortung von der Technik- zur Fachabteilung. Bis Februar 2022 war für das FIS-Projekt das ITAP-Team des Uni-IT-Zentrums IZUS federführend. Seit März bereitet unter der Projektleitung von Martin Hummel mit Julia Mauser als Fachreferentin die Abteilung Project Office und Wissenschaftlicher Nachwuchs des Dezernats 1 das Forschungsinformationssystem für die nächste Bewerbung als Exzellenz-Universität vor. Dieser Fokuswechsel von der Einführung einer Software hin zur Ausgestaltung der Inhalte schlägt sich auch im neuen Projektnamen „FIS4EXU“ nieder.

Forschungsportal und Projektdatenbank

Aus dem Uni-Netz bzw. VPN heraus ist das Forschungsinformationssystem FIS seit einiger Zeit erreichbar. Die Seite gliedert sich in ein offenes Forschungsportal, auf dem alle freigegebenen Informationen, zum Beispiel Projekte, abrufbar sind. Seit Juni 2020 bündelt ein Menüpunkt „Nationale Förderausschreibungen“ Ausschreibungen zur Projektförderung.

Zudem können sich alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität im FIS mit ihrem AC-Account und dem dazugehörigen Passwort einloggen. In der Verwaltungsansicht verwalten sie ihre Daten und ordnen sie Projekten zu. Auch Forschungsschwerpunkte und Außendarstellung der Projekte bestimmen die Forschenden selbst. Ein Login lohnt sich, denn das FIS wird zukünftig weitere Prozesse rund um die Forschungsverwaltung umfassen. Technische Unterstützung bietet das FIS-Team mit der Dokumentation auf den IZUS-Seiten sowie über eine Support-E-Mail.

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