Die Digitalisierung der Verwaltungsregistratur in der Zentralen Verwaltung

Anstelle einer aufwendigen Digitalisierung des Altbestands liegt der Fokus auf der Implementierung digitaler Prozesse für alle neu eingehenden Unterlagen. Ziel ist es,   bis zum Jahr 2027 eine papierarme, effiziente und zukunftsfähige Aktenführung zu etablieren. Die technische Grundlage bildet das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents der Firma d.velop, das bereits erfolgreich in anderen Bereichen wie der digitalen Personalakte für wissenschaftliches Hilfspersonal im Einsatz ist. Langfristig ist die Schaffung einer digitalen und prozessorientierten Aktenführung für die gesamte Zentrale Verwaltung vorgesehen.

Im Jahr 2025 wurde durch eine landesweite Arbeitsgruppe verschiedener Universitäten und Hochschulen ein prozessorientierter Aktenplan entwickelt. Dieser stellt die Grundlage für eine prozess- und workfloworientierte Arbeitsweise der Zentralen Verwaltung dar. Die technischen Voraussetzungen wurden entsprechend geschaffen, um im Jahr 2026 mit d.velop documents mit der digitalen Aktenverwaltung zu beginnen.

Dabei werden stets die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben berücksichtigt. Für die kommenden Monate ist die Einbindung weiterer Organisationseinheiten vorgesehen, um die digitale Transformation weiter voranzutreiben.