Projektstand 2025
Die Universität Stuttgart hat als erste Hochschule in Baden-Württemberg den digitalen Dienstreiseantrag sowie die digitale Dienstreiseabrechnung erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt. Damit wurde ein durchgängig digitaler Prozess etabliert, der sämtliche Schritte von der Antragstellung über die Abrechnung in der Reisekostenstelle bis hin zur Auszahlung umfasst und den bisherigen papierbasierten Workflow ablöst.
Der Digitale Dienstreiseantrag wurde am 24. März 2023 ausgerollt, gefolgt von der Einführung der Digitalen Dienstreiseabrechnung am 10. März 2025. Mit diesen Meilensteinen konnte ein wesentlicher Teil des Projekts erfolgreich umgesetzt werden.
Seit dem offiziellen Projektstart am 1. Juni 2022 hat sich die Universität Stuttgart als Vorreiterin im Land Baden-Württemberg positioniert. Mit dem erfolgreichen Aufbau eines vollständig digitalen Dienstreisemanagements leistet sie einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung.
Darüber hinaus bringt sich die Universität Stuttgart aktiv in landesweite Gremien und Arbeitsgruppen ein. Durch diese enge Zusammenarbeit konnten wertvolle Impulse zur Weiterentwicklung der Software HIS RKA gesetzt und zentrale Funktionalitäten mitgestaltet werden. Dieser gemeinsame Einsatz hat sich ausgezahlt: Die Universität Stuttgart hat sich als Vorreiterin im Land etabliert und dient anderen Hochschulen als Orientierung.
Ausblick
Als nächster Schritt steht die Einführung der zugehörigen Abrechnungssoftware in der Reisekostenstelle an. Diese wird den digitalen Gesamtprozess vervollständigen und die Effizienz sowie Transparenz in der Bearbeitung weiter steigern.
Mit der geplanten Einführung der Abrechnungssoftware wird das Projekt „Digitales Reisemanagement“ in seine finale Phase übergehen. Ziel ist es, den digitalen End-to-End-Prozess nachhaltig zu etablieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln, um den Mitarbeitenden eine nutzerfreundliche, effiziente und zukunftsfähige Lösung im Dienstreisemanagement bereitzustellen.