Das Projekt „Digitalisierung Hilfskraftverwaltung“ ist ein Vorprojekt im Rahmen des Digitalisierungsprojekts „Digitale Beschäftigungsprozesse“. Ziel ist die Einführung eines digitalen und transparenten Freigabeworkflows für den Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsprozess von Hilfskräften. Damit einher geht die Einführung der digitalen Personalakte für Hilfskräfte, wodurch der Status als Vorprojekt begründet und zentrale Voraussetzungen für alle zukünftigen digitalen Personalakten geschaffen werden. Das Projekt wird gemeinschaftlich vom Dezernat Personal und Recht sowie vom TIK-ZVD durchgeführt.
Im Jahr 2024 konnten alle wesentlichen Meilensteine planmäßig umgesetzt werden: In der Vorbereitungsphase (M1) erfolgten die Ressourcenplanung, der Aufbau eines Testsystems und die Festlegung der Projektstruktur. Im Rahmen der Anforderungsdefinition (M2) wurden Genehmigungsprozesse, Rollenmodelle und die Aktenstruktur im Dokumentenmanagementsystem spezifiziert. Die anschließende Umsetzungsphase (M3) umfasste die technische Implementierung des digitalen Workflows, die Gestaltung der Benutzeroberfläche sowie die Integration des Genehmigungsprozesses und des Dokumentenmanagementsystems. In der Testphase (M4) wurde der gesamte digitale Prozess unter realitätsnahen Bedingungen und unter Einbeziehung von Pilotinstituten erfolgreich validiert.
Die Digitalisierung des Hilfskraftantragsprozesses bietet klare Mehrwerte für administrative Stellen sowie für Entscheidungsträger*innen: erhöhte Transparenz, Beschleunigung des Gesamtprozesses und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit
Der Rollout inklusive Schulungen ist ab Juni 2025 geplant, gefolgt von einer Hypercare-Phase im Juli. Der Regelbetrieb startet voraussichtlich im Oktober 2025.
Kontakt
Julia Kälblen
Geschwister-Scholl-Str. 24C, 70174 Stuttgart
Britta Hammer
Dipl.-Ing. (FH)Fachanwendungen