Anstelle einer aufwendigen Digitalisierung des Altbestands liegt der Fokus auf der Implementierung digitaler Prozesse für alle neu eingehenden Unterlagen. Das Ziel besteht darin, bis zum Jahr 2027 eine papierarme, effiziente und zukunftsfähige Aktenführung zu etablieren. Die technische Grundlage bildet das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents (ehemals d.3ecm) der Firma d.velop, das bereits erfolgreich in anderen Bereichen wie der digitalen Personalakte für wissenschaftliches Hilfspersonal im Einsatz ist. Langfristig soll eine digitale, dezentrale und prozessorientierte Aktenführung für die gesamte Zentrale Verwaltung entstehen.
Zusätzlich beteiligt sich die Universität an einem Landesprojekt zur Entwicklung eines einheitlichen, prozessorientierten Aktenplans für die Hochschulen in Baden-Württemberg. Die Grundlagen dafür wurden 2024 gelegt, eine Umsetzung ist bis Herbst 2025 geplant.
Dabei werden stets die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben berücksichtigt. Für die kommenden Monate ist die Einbindung weiterer Organisationseinheiten vorgesehen, um die digitale Transformation weiter voranzutreiben.
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