Digitalisierung des Antrags auf Annahme als Doktorand und weitere Bearbeitung des Promotions-Workflows

Im Rahmen des Projekts WiNaCUS soll der gesamte Promotionsprozess – von der Promotionsvereinbarung über die Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand bis hin zur Ausfertigung der Promotionsurkunde – informationstechnisch abgebildet und unterstützt werden. Das Projekt wird gemeinsam von der Graduierten-Akademie und IZUS/ITAP geleitet.

Im Jahr 2024 wurde eine digitalisierte Version des Antrags auf Annahme als Doktorand in Betrieb genommen. Diese ersetzt das bisher verwendete, komplexe Papierformular. Eine enge Benutzerführung, insbesondere durch individuell angepasste Auswahllisten, und eine durchgehende Zweisprachigkeit verbessert die Qualität der abgefragten Daten. Die durch die Antragssteller*innen direkt in C@MPUS eingegebenen Daten werden systemintern direkt in das entsprechende Promotionsvorhaben in der Promovierendenverwaltung übernommen, so dass die bisher nötige manuelle Dateneingabe aus den Papierformularen durch GRADUS entfällt.

Aufgrund des weiterhin nötigen Prüfens von Papier-Originaldokumenten, insbesondere der Studienabschlusszeugnisse der Antragssteller*innen, kann aktuell der Antragsprozess aber noch nicht vollständig digitalisiert werden.

Als weiterer Prozessschritt wurde die Datenübergabe von einzuschreibenden Doktorand*innen, im Anschluss an die Annahme durch die Promotionsausschüsse, an das Dezernat 3 Studium als zuständige Stelle für Einschreibungen digitalisiert. Dabei wurde das bisher dafür eingesetzte Papierformular zur Weitergabe der Personendaten und Immatrikulationsinformationen ersetzt durch automatische Hintergrundprozesse, so dass nun zum einen kein manuelles Anlegen von Einschreibungsvorgängen durch das Dezernat 3 Studium in C@MPUS mehr nötig ist, und zum anderen direkt ein Datenblatt zum Promotionsvorhaben als PDF-Datei erstellt und in der digitalen Studierendenakte abgelegt wird.

Weitere Schwerpunkte waren der Austausch mit den Dekanaten zum eigentlichen Promotionsprozess und die Anpassung des entsprechenden Workflows und der Dokumentenvorlagen im Prozessmanagementsystem Mr. Know sowie die Implementierung entsprechender Schnittstellen zwischen C@MPUS und Mr. Know.