Die Universität Stuttgart nimmt eine Vorreiterposition in
Baden-Württemberg ein
Die Universität Stuttgart hat als erste Hochschule im Land Baden-Württemberg einen entscheidenden Schritt in Richtung moderner, effizienter und papierloser Verwaltung erreicht gemacht. Das digitale Reisemanagement ist erfolgreich gestartet.
Seit dem offiziellen Projektstart am 1. Juni 2022 hat sich die Universität nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch als Vorbild für andere Hochschulen im Land etabliert.
Die Initiative für die Digitalisierung wurde vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) sowie vom Landesrechnungshof und dem Finanzausschuss des Landtages ergriffen.
Ziel ist die landesweite Ablösung der bisherigen, veralteten Software „RTA-BW“, durch das System der HIS eG „HIS RKA“ in Kombination mit dem Workflow-Modul HIS QIS (Personal-Online-Service). Mit Blick auf Effizienz, Transparenz und Integration in die bestehende Hochschul-IT-Landschaft wird damit ein landesweit einheitliches Dienstreisemanagement etabliert. Die landesweite Einführung wird im Landesprojekt bwReise gebündelt koordiniert.
An der Universität Stuttgart wurde Pionierarbeit geleistet
Die Universität Stuttgart war von Beginn an intensiv in die Planung, Anforderungsdefinition und Pilotierung eingebunden. In hochschulartenübergreifenden Arbeitsgruppen wurden Sollprozesse definiert, Anforderungen abgestimmt und eine gemeinsame Prozesslandkarte erarbeitet.
Als erste Universität im Land Baden-Württemberg hat die Universität Stuttgart den digitalen Dienstreiseantrag sowie die digitale Dienstreiseabrechnung erfolgreich in den Produktivbetrieb überführt. Der gesamte Prozess, von der Antragstellung über die Abrechnung in der Reisekostenstelle bis zur Auszahlung, erfolgt nun vollständig digital. Damit wird der bisherige papierbasierte Workflow vollständig ersetzt.
Die Vorteile
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- Zeitersparnis durch digitale Abläufe ohne Postversand.
- Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand.
- Verbindung von bestehenden Systemen: Personalverwaltung (HIS SVA) und die Finanzbuchhaltung (xSuite).
Die Universität Stuttgart trug maßgeblich zur Weiterentwicklung der Software HIS RKA bei und setzte wichtige Impulse für Funktionalitäten. Dies gelang durch die engagierte Beteiligung an den landesweiten Gremien und Arbeitsgruppen.
In der nun folgenden Optimierungsphase liegt der Fokus auf der weiteren Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit sowie der Vereinfachung der Prozesse in der Abrechnung. Ein regelmäßiger Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten, RUS-CERT, dem Personalrat und den Nutzenden stellt sicher, dass das System sowohl sicher als auch praxisnah weiterentwickelt wird.
Die Digitalisierung ist inzwischen Realität
Mit dem erfolgreichen Rollout demonstriert die Universität Stuttgart nicht nur ihre digitale Innovationskraft, sondern übernimmt auch Verantwortung und zeigt: Die Digitalisierung in der Hochschulverwaltung ist kein Zukunftsprojekt mehr – sie ist Realität.
Stimmen von Nutzenden
„Das neue digitale Reisemanagement ist gegenüber dem bisherigen, papierbasierten Workflow eine klare Verbesserung im Arbeitsalltag, sowohl für den Reisenden, als auch für die Verwaltung.
Das DRM bietet allen Beteiligten deutlich mehr Transparenz über den Status der Dienstreiseanträge bzw. der offenen Reisekostenabrechnungen, bei gleichzeitig spürbarem Zeitgewinn im Prüfungs- und Freigabeprozess.
Die ersten Reisenden der MPA loben bereits die relativ kurze Zeitspanne zwischen Abgabe der Abrechnung und Auszahlung ihrer Auslagen. Zudem schont die enthaltene, digitale Dokumentenverwaltung die Umwelt durch Vermeidung unnötiger Belegkopien und Anweisungsformulare. Auch wenn das Erfassungsmodul im Portal noch Verbesserungspotential bei der Usability zeigt, überwiegen die Vorteile doch eindeutig. Ich freue mich auf kommende Updates, die dem Projekt noch den letzten Schliff verleihen.“
Stephan Dieterle (Leitung Verwaltung in der Materialprüfungsanstalt)
„Jede Digitalisierung bedeutet für die Beschäftigten eine Herausforderung. Wir fühlen uns vom Team des Digitalen Reisekostenmanagements sehr gut dabei unterstützt und können jederzeit um Hilfe bitten“.
Ute Gall (Sekretariat / Ausbilderin im Zentrum für Lehre und Weiterbildung)
„Ich habe mich sehr darüber gefreut, dass die neue digitale Dienstreiseabrechnung den Prozess deutlich beschleunigt hat – meine Abrechnung wurde in wenigen Tagen statt wie früher in mehreren Monaten bearbeitet.“
Pascal Schlachter Wissenschaftlicher Mitarbeiter Institut für Signalverarbeitung und Systemtheorie