Informationen zum Umgang mit alfaview

I. Informationen nach Art. 13 und Art. 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die Universität Stuttgart nutzt die alfaview Konferenz- und Kollaborationslösungen der Firma alfaview GmbH für die Durchführung von Web- und Videokonferenzen. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Dienste informieren.

Angeboten werden

• die Videokonferenzplattform alfaview.

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne des Artikel 4 Nr. 7 DS-GVO

Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-0
E-Mail an die Poststelle der Universität

Datenschutzbeauftragter

Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragter
Breitscheidstr. 2
70174 Stuttgart
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Fax: +49 711 685-83688
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Technischer Ansprechpartner

alfaview GmbH
Kriegstraße 100
76133 Karlsruhe
Tel Support: +49 711 758598-50
Mail: support-us@alfaview.com

Zwecke der Verarbeitung

Die Universität Stuttgart bietet ihren Mitgliedern, Angehörigen und externen Nutzerinnen und Nutzern die alfaview-Dienste zur Nutzung an, um Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen im Online-Format zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem Landeshochschulgesetz (LHG) u.a. zum Zwecke der Lehre, der Wissenschaft und der Selbstverwaltung zu ermöglichen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zur Erfüllung der Aufgaben der Hochschule verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit
  § 12 Abs. 1 LHG in Verbindung mit § 2 Abs. 1 LHG bzw. bei Beschäftigten § 15 Abs. 1 LDSG,
• § 12 Abs. 2 LHG bzw. bei Beschäftigten § 15 Abs. 2 LDSG, sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten (i.S.v. Art. 9 DS-GVO) verarbeitet werden,
• § 10 a LHG, sofern die Verarbeitung in Bild- und Tonübertragungen von Sitzungen der Organe und Gremien der Universität besteht,
• § 32 a LHG in Verbindung mit der jeweiligen Prüfungsordnung, sofern die Verarbeitung im Rahmen einer Online-Prüfung erfolgt;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung) oder, sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO (Einwilligung) im Falle von
• Aufzeichnungen oder
• freiwilligen Angaben optionaler Daten.

Kategorien personenbezogener Daten / Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten

Erstellung und Löschung eines alfaview-Nutzeraccounts

Zur Erstellung Ihres Accounts ist die Verarbeitung Ihres Namens und Ihre E-Adresse sowie, falls Sie alfaview im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit nutzen, Ihres Arbeitgebers erforderlich.
Die Daten werden bei Ihnen selbst oder bei Ihrem Arbeitgeber erhoben. Daneben wird Ihre E-Mail-Adresse unter Umständen von einem alfaview-Nutzer, welcher Sie per Link zur Nutzung von alfaview einladen kann, erhoben.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von alfaview ist §26 Abs. 1 BDSG (sofern Sie alfaview im beruflichen Kontext als Arbeitnehmer einsetzen) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (in allen anderen Fällen). Sofern auch Kommunikationspartner einen Nutzeraccount anlegen, erfolgt die Datenverarbeitung dieser Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Ein Nutzeraccount wird von alfaview grundsätzlich 30 Tage nach Vertragsende gelöscht. Wenn Sie einen kostenfreien Daueraccount nutzen, erhalten Sie, sofern Sie den Account nur in geringem Maße nutzen, nach zwölf Monaten eine Nachfrage, ob Sie den Account aufrechterhalten möchten. Sofern Sie hierauf keine Rückmeldung geben, wird Ihr Account 30 Tage nach dieser Anfrage gelöscht. Falls Sie Rückmeldung geben, dass Sie den Account nicht mehr nutzen möchten, wird der Account ebenso nach 30 Tagen gelöscht. 

Teilnahme an Echtzeit-Events

Im Rahmen der Teilnahme an Echtzeit-Events werden mit der Nutzung automatisiert Daten, wie Audiodaten, Video- und Chatinhalte verarbeitet. Audio-, Video- und Textinhalte, welche im Rahmen der Nutzung des Dienstes verarbeitet werden, werden nicht über das Ende eines Echtzeit-Events hinaus gespeichert.

Sie können innerhalb einer „Company“ bzw. Institution nach anderen Personen suchen, welche zum Suchzeitpunkt eingeloggt sind. Hierbei können auch andere eingeloggte Personen innerhalb der Company/ Institution nach Ihrem Account suchen. Dabei kann der Nutzer, welcher die Suchanfrage startet, in Erfahrung bringen, in welchem virtuellen Raum Sie sich befinden. Der Suchende hat dabei nur Zugriff auf Nutzernamen und die Anwesenheit in virtuellen Räumen, für welche der Suchende durch den Administrator berechtigt wurde.

Ferner haben Sie die Möglichkeit im privaten wie im geschäftlichen Account Gäste per E-Mail in eine alfaview-Konferenz einzuladen. Diese erhalten sodann einen Gast-Link, mittels welchem Sie an der Konferenz teilnehmen können.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der im Rahmen der Teilnahme an einem Echtzeit-Event anfallenden personenbezogenen Daten ist §26 Abs. 1 BDSG (sofern Sie alfaview im beruflichen Kontext als Arbeitnehmer einsetzen) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (in allen anderen Fällen). Personenbezogene Daten von anderen Teilnehmern eines Echtzeit-Events (z.B. Kommunikationspartner, sonstige Dritte) oder von im Echtzeit-Event von den Teilnehmern ausgetauschten personenbezogenen Daten Dritter werden auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.

Verwendung der Transkriptionsfunktion: Teilnehmern von einer Videokommunikation steht zudem die Option zur Transkription der gesprochenen Inhalte zur Verfügung, die jedoch standardmäßig deaktiviert ist und aktiv eingeschaltet werden muss. Wird die Transkriptionsfunktion eingeschaltet, läuft während der Videokommunikation in einem separaten Feld der Text mit, der gerade gesprochen wird. Die Transkription kann jederzeit gestoppt werden.

Wenn Sie die Transkriptionsfunktion nutzen, werden insbesondere die gesprochenen Inhalte der Videokommunikation in Textdaten umgewandelt und verarbeitet. Dabei ist es für den Moderator möglich, den transkribierten Text in die Zwischenablage zu kopieren, um mit der Kopie des Textes beispielsweise ein Protokoll des Meetings als Textdatei auch über das Ende einer Videokommunikation hinaus zu speichern.

Für die Nutzung der Transkriptionsfunktion wird die EML Speech Technology GmbH als Dienstleister eingesetzt, die als Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet ist und die Ihre Daten nur auf unsere Weisung hin verarbeitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dabei in einem deutschen Rechenzentrum mit Unternehmenssitz in Deutschland. Eine Datenübermittlung in Länder oder an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Alle Datenübermittlungen von alfaview-Systemen an die Systeme der EML erfolgen über eine verschlüsselte Verbindung. Aus Transparenzgründen weisen wir Sie zudem darauf hin, dass einzelne Sprachschnipsel (höchstens 30 Sekunden) und die dazugehörige Transkription auf Servern der EML verarbeitet werden können, um die Sprachmodelle und deren Qualität zu verbessern, damit das System zum Vorteil der Nutzer lernt. Hierbei werden ausschließlich anonymisierte Daten verarbeitet, d.h. weder die sprechende Person, noch die Inhalte können identifiziert werden. Es ist nicht möglich, anhand der Sprachschnipsel und der Transkription Rückschlüsse auf Personen zu ziehen oder personenbezogene Daten zu erhalten.

Zugriffsberechtigungen im Rahmen der Nutzung von alfaview

Je nachdem, in welchem Umfang Sie die Software/ die App nutzen möchten, ist es notwendig in der Anwendung eine Zugriffsberechtigung (oder Freigabe) auf die eigene Webcam, Ihr Mikrofon und bzw. oder Ihren eigenen Bildschirm oder Teile des Bildschirms zu erteilen, sodass die Teilnehmer am Echtzeit-Event Zugriff auf die von Ihnen freigegebenen Inhalte erhalten. Es ist möglich die Zugriffsberechtigung einzeln zu verwalten, sodass nur eine Zugriffsberechtigung für ausgewählte Inhalte (z. B. auch nur für ausgewählte Anwendungen auf dem Bildschirm) erteilt wird.
Die Inhalte (Audio-, Video- oder Textdaten) werden innerhalb der Echtzeit-Events im Rahmen der Nutzung von alfaview verschlüsselt übertragen, sodass nur die Teilnehmer des Echtzeit-Events auf diese Daten Zugriff erhalten. Das bedeutet, dass Dritte von außerhalb des virtuellen Meeting-Raums nicht auf die Daten zugreifen können.

Teilnahme an Videokonferenzen ohne alfaview-Account

Verwenden Sie alfaview-Dienste für Videokonferenzen ohne Nutzung eines alfaview-Accounts, wird bei der Anmeldung ein Name abgefragt. Ihre Eingaben sind bei einer Videokonferenz für andere Teilnehmende und die gastgebende Person sichtbar. Sie können aber auch unter einem Pseudonym teilnehmen. Im Falle der telefonischen Einwahl können andere Teilnehmende erkennen, dass Sie telefonisch teilnehmen, sehen aber Ihre Telefonnummer nur gekürzt.

Teilnahme an Videokonferenzen mit alfaview-Account

Nehmen Sie mit der Nutzung eines alfaview-Accounts teil, ist der von Ihnen angegebene Name für andere Teilnehmende und die gastgebende Person sichtbar.

Audio und Video

Bei einer Videokonferenz können Sie für die anderen Teilnehmenden sicht- und hörbar sein, wenn Ihr Mikrofon und Ihre Kamera aktiviert sind. Ob dies der Fall ist, erkennen Sie an den Symbolen bzw. der Beschriftung der entsprechenden Schaltflächen. Die Voreinstellungen für die jeweilige Videokonferenz können sich unterscheiden. Eine Aufzeichnungsfunktion der Videokonferenz ist in alfaview aktuell nicht enthalten.

Berichte

Bei jeder Videokonferenz werden automatisch Berichte erstellt, die Informationen zu den Teilnehmenden beinhalten (Name, Beginn und Ende der Teilnahme sowie Teilnahmedauer; im Falle der telefonischen Teilnahme wird die gekürzte Telefonnummer der teilnehmenden Person angezeigt). Diese Berichte sind nur für die gastgebende Person der jeweiligen Videokonferenz sichtbar.

Weitere vom System verarbeitete Daten

Logfiles sind automatisch erstellte Protokolldateien. Sie werden von den alfaview-Servern und dem alfaview-Client generiert. Bei der Nutzung von alfaview werden automatisiert Logfiles verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:

• IP-Adresse des PCs bzw. des mobilen Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Betriebssystem Ihres PCs bzw. des mobilen Endgeräts
• Spracheinstellungen
• Dauer der Sitzung
• Information über die Nutzung einer Webcam, eines Headsets oder eines Mikrofons
• Relevante Details zur Systemkonfiguration (z. B.: Grafikkarte, Soundkarte, Treiberversion)

Diese Daten werden von der alfaview GmbH als Betreiberin der Anwendung alfaview verarbeitet, um Ihnen im Rahmen des berechtigten Interesses die Dienstleistung zur Verfügung stellen zu können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Verarbeitung geschieht zu folgenden Zwecken:

• um Fehler erkennen und beheben zu können
• um eine missbräuchliche Nutzung sowie sicherheitsrelevante Ereignisse, Rechtsverstöße oder technische Probleme zu erkennen und darauf reagieren zu können (d.h. zur Systemüberwachung) sowie
• um den Service fortlaufend verbessern zu können.

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. Grundsätzlich werden die Daten spätestens nach acht Wochen gelöscht.

Technischer Support

Der technische Support erfolgt durch alfaview. Bitte nutzen Sie folgende Kontaktmöglichkeiten:

Tel Support: +49 711 758598-50
Mail: support-us@alfaview.com

Kategorien von Empfängern

Zum Betrieb von alfaview werden von der alfaview GmbH auch Stellen unter Umständen Zugriff auf personenbezogene Daten eingeräumt, um den Betrieb der Anwendung zu ermöglichen. Hierbei kann es sich auch um Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (z. B. Rechenzentrumsbetreiber, Hosting-Dienstleister, Dienstleister im First-Level-Support) handeln, welche im Auftrag handeln und/oder auf vertrauliche Verarbeitung der Daten verpflichtet wurden. Ferner werden Daten zum Teil an die alfatraining Bildungszentrum GmbH übermittelt, insbesondere wenn Angestellte der alfatraining Bildungszentrum GmbH Logfiles im Rahmen der Diagnose und des Supports verarbeiten.

Sofern Sie im Rahmen der Nutzung von alfaview Übersetzungsdienste der durch EML erstellten Transkription nutzen, werden die Daten gemäß der Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von DeepL verarbeitet (https://www.deepl.com/de/privacy). Der Verantwortliche oder die alfaview GmbH haben keinen Einfluss auf Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung durch den Anbieter. 

Der Zweck der alfaview-Dienste ist der Austausch von Informationen mit anderen Teilnehmenden. Dementsprechend können die jeweiligen Teilnehmenden die hierfür benötigten Daten (z.B. Name der Teilnehmenden und der gastgebenden Person, Meeting-URL) und die geteilten Inhalte empfangen.

Bei Nutzung der Alfaview-Dienste werden – sofern aktiviert – Ton und Bild von Ihnen sowie der Chat mit Benutzernamen und ggf. Ihre geteilten Inhalte von den anderen Teilnehmenden der jeweiligen Videokonferenz bzw. Kollaboration empfangen.

Die gastgebende Person einer Videokonferenz kann sich nach dessen Abschluss Berichte generieren, die Informationen zu den Teilnehmenden beinhalten (Name, Beginn und Ende der Teilnahme sowie Teilnahmedauer).

Für Konfigurations-, Support- und Analysezwecke haben die alfaview-Admins Zugriff auf Accountinformationen und Gastgeber- und Nutzungsinformationen, nicht aber auf Benutzergenerierte Informationen. Dies ist vorgesehen, wenn es Anhaltspunkte für eine Verletzung der Regelkonformität gibt oder ein Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DS-GVO bearbeitet wird. 

Die alfaview GmbH (siehe folgender Punkt) kann für Support- und Analysezwecke nach Aufforderung durch die Universität lesend auf Accountinformationen und Gastgeber- und Nutzungsinformationen zugreifen.

Alle Daten werden von alfaview GmbH, Kriegsstraße 100, 76133 Karlsruhe als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Der Auftragsverarbeiter setzt bei der Verarbeitung Subunternehmer ein. 
Diese finden Sie unter Anlage 2 unter https://alfaview.com/de/avv-tom/.  

Dauer der Speicherung und Löschung

Ausführungen zur Dauer der Speicherung und Löschung der Accountinformationen, der benutzergenerierten Informationen und der Gastgeber- und Nutzungsinformationen finden Sie unter https://alfaview.com/de/privacy/.

Rechte der betroffenen Personen

Im Sinne der DS-GVO haben Sie folgende Rechte als betroffene Person:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), sofern und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO), sofern und soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO beruht.

Sofern die Nutzung der alfaview-Dienste auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt aber nur in die Zukunft. Die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt also rechtmäßig. Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen wollen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Universität Stuttgart oder den Alfaview-Support. Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Lautenschlagerstraße 20 70173 Stuttgart https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de